Protokół z posiedzenia organów JST (cz.1)

Drukuj

Z posiedzeń organów jednostek samorządu terytorialnego oraz komisji organu stanowiącego powinien być sporządzany protokół (wynika to z art. 11b ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 8a ustawy o samorządzie powiatowym). Celem protokołu jest urzeczywistnienie zasady jawności działania organów jednostek samorządu terytorialnego. Protokół ma na celu ustalenie przebiegu posiedzenia.

W praktyce protokolanci mogą mieć problem z tym co powinni zawrzeć w protokole. Niektórzy protokolanci w protokole zamieszczają wszystkie wypowiedzi jakie padły na posiedzeniu organu. Taki protokół raczej przypomina przetranskrybowany stenogram. Stosowanie takiej techniki nie tylko jest zbędne ale może być również postawić protokolanta przed dylematem czy pewne wypowiedzi wpisywać czy jednak nie do protokołu. Podam przykład. Posiedzenia Sejmu są obsługiwane przez stenografów.

Zapis stenograficzny słowo po słowie odzwierciedla przebieg obrad. Następnie jest transkrybowany na język polski. Głośnym echem w mediach odbiła się sprawa gdy stenografistka wychwyciła i napisała niecenzuralne słowo wypowiedziane przez jednego z posłów na sali Sejmowej. Poseł zarzekał się, że tych niecenzuralne słowo nie padło, kamery obsługujące posiedzenie również nie wychwyciły tej wypowiedzi, w oficjalnej transkrypcji stenogramu słowo jednak pozostało. Przy sporządzaniu protokołu w ogóle nie byłoby potrzeby zamieszczania tego typu wypowiedzi, dlatego, że nie miałaby ona znaczenia dla ustalenia przebiegu posiedzenia. 

W protokole nie ma również obowiązku przytaczania pełnych treści wypowiedzi osób biorących udział w dyskusji. Można użyć sformułowania „po dyskusji nad ………………. przystąpiono do głosowania……………………….” lub gdy okoliczności wskazują, że wypowiedzi poszczególnych mówców mogą mieć znaczenie, wskazane istoty wypowiedzi np. „radny x zasygnalizował, że §…. uchwały jest niezgodny z art. ……. ustawy”. Dotyczy to w szczególności takich przypadków, gdy ustalenie przebiegu dyskusji może mieć znaczenie dla ewentualnej oceny ważności podjętych uchwał np. w sprawie wyrażenia przez radę zgody na rozwiązanie stosunku pracy z radnym lub odmowy wyrażenia takiej zgody.

W przypadku zdarzeń nietypowych (np. przerwanie czy zakłócenie obrad) informacja o ich wystąpieniu również powinna znaleźć się w protokole. Dobrym przykładem jest sprawa opisana w uzasadnieniu do wyroku WSA w Łodzi z dnia 20 lipca 2011 r. sygn. III SA/Łd 198/11 - Wyrok WSA w Łodzi (źródło: http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/8EAB56D844), gdzie sąd administracyjny oceniając przebieg pierwszej sesji po ostatnich wyborach samorządowych w dużej mierze oparł się właśnie na treści protokołu, przyjmując ostatecznie, że sesja była prowadzona prawidłowo.