„Przede Wszystkim Jakość – poprawa jakości usług świadczonych przez jst dzięki modernizacji procesów zarządzania
i podniesieniu kwalifikacji pracowników”

Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2/pokl/5.2.1/2010

 

„Przede Wszystkim Jakość” jest dynamicznym projektem pozwalającym w stosunkowo krótkim czasie dokonać modernizacji Urzędu we wszystkich najważniejszych obszarach funkcjonowania. Pozwala stać się równorzędnym partnerem europejskich jednostek samorządu terytorialnego. Projekt obejmuje poprawę zarządzania dzięki wdrożeniu systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001 wzbogaconej o system samooceny CAF, certyfikację systemu, poprawę odbioru Urzędu w oczach społeczności lokalnych dzięki szkoleniom psychologicznym, wymianie dobrych praktyk i wykorzystaniu metod badania satysfakcji klienta, pomoc prawną dla samorządów, a także pomoc w cyfryzacji usług dzięki wykorzystaniu platformy EPUAP. W ten sposób projekt trafia w oczekiwania jakie w obecnej chwili władza centralna pokłada w jednostkach samorządowych. Projekt jest tak skonstruowany aby ograniczyć zaangażowanie czasowe poszczególnych pracowników do niezbędnego minimum.
Liderem Projektu jest Związek Powiatów Polskich.

 

Finansowanie

Projekt jest refinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Dzięki odpowiedniemu ujęciu wkładu własnego, jednostki biorące udział w projekcie praktycznie nie ponoszą żadnych kosztów. Wkład własny jest obliczony jako czas pracy osób biorących udział w projekcie, wynagrodzenie pełnomocnika, wynajem pomieszczenia w urzędzie na przeprowadzenie szkolenia itp.

Realna wartość świadczonych usług i certyfikatów jakie otrzymuje Urząd uczestniczący w projekcie wynosi 628 000 zł!

 


Czas trwania i obszar projektu

 

Projekt realizowany będzie do dnia 31.12.2013 r. Terytorialnie jest przeznaczony dla JST z województw: podkarpackiego, świętokrzyskiego, lubelskiego i warmińsko-mazurskiego.

 


Adresaci i wykluczenia

Projekt jest pomyślany jako ostatnia szansa dla samorządów, które do tej pory „przespały” możliwość skorzystania ze środków UE na własny rozwój. Muszą to być więc jednostki, które nie brały udziału w konkursach z 2008, 2009, 2010 i 2011. W projekcie mogą brać udział Urzędy Miasta, Gminy, Urzędy Miasta i Gminy, Starostwa Powiatowe.

 


Specyfika projektu i zastosowane innowacje

Przede Wszystkim Jakość bazuje na rozwiązaniach wypracowanych w trakcie projektu „ISO dla Obszarów Metropolitalnych”, który swoim zasięgiem objął 20 jednostek samorządu terytorialnego od kilkunastoosobowych gmin, aż do jednego z największych JST w Polsce – UM Łódź. Uczestnicy zyskują komfort korzystania z rozwiązań sprawdzonych i doszlifowanych w praktyce, dzięki czemu odpada im wiele pracy, jaką trzeba włożyć przy stosowaniu „klasycznych” metod. 40 konsultacji przeznaczonych dla wszystkich poziomów zarządzania zapewnia komfort przebiegu prac oraz zrozumienie ich sensu, a także pozwala zastosować udogodnienia już w trakcie projektu. Innowacją projektu jest utworzenie bardzo silnej grupy wdrożeniowej złożonej z 13 osób z których każdy posiada zakres wykształcenia Pełnomocnika i Audytora. Dzięki temu ciągłość funkcjonowania systemu w JST jest niezależna od aspektu personalnego (można szybko dokonać zmiany na tym stanowisku bez konieczności dodatkowych szkoleń) a także każdy z uczestników zespołu ma szansę na awans. Wyszkolenie Zespołu Wdrożeniowego do poziomu Pełnomocnika jest potwierdzone prestiżowym certyfikatem wydanym z patronatem jednostki certyfikacyjnej biorącej udział w projekcie. Otwiera to drogę uczestnikom zespołu do kariery konsultanta systemów zarządzania w JST lub audytora w jednostkach certyfikacyjnych. Łącznie Zespół uczestniczy w trzech szkoleniach w tym jednym wyjazdowym z zakresu doskonalenia umiejętności psychologicznych przy pracy w zespole. Pozostali pracownicy wezmą udział w jednodniowym szkoleniu z zakresu podstaw systemu pozwalającym na znalezienie „wspólnego języka” i rozumienia systemu.

 

Projekt w liczbach

Dwudniowe szkolenie z obsługi klienta dla „szeregowych pracowników”

Kurs zarządzania jakością dla Pełnomocnika i jego 12 „zastępców” podzielony na 2-dniowe szkolenie wdrożeniowe, trzydniowe na audytorów oraz wyjazdowy dwudniowy trening umiejętności psychologicznych.

40 spotkań konsultacyjnych z pracownikami różnych szczebli. Minimum jedna nowa usługa na ePUAP

 

Zakres projektu

 

Projekt zawiera następujące działania:

Szkolenie z zakresu obsługi klienta. Każda jednostka będzie mogła skierować 12 osób na dwudniowe szkolenie organizowane wewnątrz JST z zakresu psychologii skutecznego kontaktu.

Benchmarking dobrych praktyk. W sposób szybki i skuteczny można skorzystać z rozwiązań ułatwiających pracę w innych JST praktycznie bez zaangażowania czasowego!

Przekazanie prostych i skutecznych metod badania satysfakcji klientów. W ramach projektu całe badania będą poprowadzone przez doświadczonych zewnętrznych specjalistów, a JST otrzyma „gotowe” opracowania! Same narzędzia mają szerokie zastosowanie i mogą być w prosty i niekłopotliwy sposób stosowane w przyszłości nawet do doraźnych badań nastrojów i opinii o poziomie funkcjonowania urzędu.

Wdrożenie nowoczesnego, zintegrowanego systemu zarządzania ISO+CAF a następnie potwierdzenie certyfikatem niezależnej jednostki certyfikacyjnej spełniania międzynarodowych standardów. Często wdrożenie systemu zarządzania jakością to duży kłopot dla urzędów. Dzięki zastosowanym metodom i bazy wiedzy wynikłej z poprzedniego projektu wdrożenie systemu jest proste i nie obciąża pracowników. Wdrożenia uwzględniają rozwiązania zwyczajowe przyjęte w danym JST, dokumentacja jest minimalna a system sprawny i przejrzysty.

Pomoc prawna dla samorządów w zakresie tworzenia aktów oraz cyfryzacja usługi dzięki wykorzystaniu platformy ePUAP. ePUAP jest jednym z kluczowych projektów Ministerstwa Cyfryzacji i Administracji. W długofalowej strategii zakłada się, że wszystkie usługi świadczone przez JST będą dostępne przez ePUAP. Projekt daje szansę poznania tej platformy i umieszczenia tam usług głównie siłami konsultantów-specjalistów.